Объёмы выполненных работ: 6 главных вопросов по ведению документации
85% судебных строительных споров возникает именно из-за неверного подсчета объёмов выполненных работ. И в 90% случаев выигрывает тот, у кого строительная документация была в порядке (или в большем порядке, чем у оппонента). Суд выносит решение именно на основании документов. Или на основании заключения экспертов, которые тоже, в свою очередь, будут смотреть в документы. Эксперты Veta рассказали, как вести строительную документацию, чтобы без труда подтвердить объём работ.
Какие документы нужны для оценки объема выполненных работ?
Любые работы на стройке должны подтверждаться документально. Заказчик и подрядчик могут сколько угодно доверять друг другу, но это не отменяет необходимость фиксации на бумаге каждого планируемого и сделанного шага.
Часто между заказчиком и исполнителем возникают споры об оплате. Их разрешение напрямую зависит от точного установления объёмов выполненных работ, которые должны быть чётко зафиксированы в документах. Исполнитель представляет подробный отчёт о работах, который включает несколько видов документации.
- Акт приёмки выполненных работ по форме КС-2.
- Исполнительная документация:
- Акты освидетельствования скрытых работ.
- Журналы выполненных работ — общий и специальные (журнал бетонных работ, журнал сварочных работ и т. п.).
- Схемы и чертежи фактического исполнения (например, прокладки коммуникаций). - Проектная документация:
- Рабочие чертежи.
- Спецификация материалов.
- Сметная документация. - Справки о закупке материалов.
- Другие документы, в зависимости от специфики проекта.
Какие ошибки чаще всего встречаются в строительной документации?
К сожалению, подрядчики редко сдают документы в идеальном виде. А заказчики не всегда придают этому значение, принимая отчётность как есть. Но потом у них происходит конфликт, и выясняется, что на имеющиеся документы эксперту невозможно ссылаться — они не полностью заполнены, не систематизированы и иногда просто противоречат друг другу. А ведь по ним предстоит сделать точные расчеты.
К чему приводят ошибки в документации?
Ошибки в документации, подтверждающей объёмы выполненных работ, чреваты последствиями и для заказчика, и для подрядчика. Они могут стать причиной конфликтов, задержек оплаты, судебных споров.
Если в акте КС-2 отсутствуют необходимые подписи, печати, иные реквизиты, заказчик может отказаться оплачивать работы до устранения нарушения. Часто для него это единственный рычаг давления, который позволяет добиться надлежащего оформления документов. Иногда нарушаются и сроки строительства — тоже из-за постоянной доработки, исправления ошибок в документах.
Хуже всего то, что небрежность в ведении документации может отразиться на качестве возводимого объекта. Если, например, в исполнительных документах не указаны марки использованных материалов, нет гарантии, что они соответствуют требованиям проекта. А значит, в будущем возможны проблемы: невозможность сдачи объекта в эксплуатацию, споры с будущими собственниками об устранении дефектов и так далее.
Конечно, на стройке не бывает абсолютно неподтверждаемых объёмов. Одни факты подтверждаются документацией, другие — натурно, третьи — через технологическую связь. Тогда эксперту предстоит обработать огромные массивы неструктурированной информации — а это требует времени. Но обычно результат экспертизы хотят получить быстро. Вот почему так важно фиксировать абсолютно всё и стараться структурировать документацию.
И последнее — но не по значимости! Несерьёзное отношение к ведению документооборота вредит репутации обеих сторон. Если сроки сдачи, оплаты и качество объекта страдают из-за неумения с первого раза правильно оформить документы, кто будет воспринимать компанию как надёжного партнёра, с которым можно сотрудничать и которого безопасно рекомендовать?
Что делать, если обнаружены ошибки в документации?
- Не подписывайте акт ни под каким видом. Письменно уведомите подрядчика о мотивированном отказе со ссылкой на конкретные пункты договора и нормы.
- Зафиксируйте фактические объёмы: сделайте фото, видео, вызовите представителя для совместного осмотра (составьте дефектную ведомость).
- В письменном уведомлении требуйте исправления всех ошибок и предоставления недостающих документов (сертификаты, схемы, журналы).
- Если подрядчик уклоняется, закажите досудебную строительно-техническую или нотариальную экспертизу — заключение потом можно приложить к иску как доказательство.
- И только после устранения всех несоответствий ставьте подпись. Никаких «доделаем потом».
Это очень плохая практика, но на стройке часто бывает так: подрядчик уверяет заказчика, что этап выполнен, а исполнительная документация «ещё в процессе, но точно будет». Заказчик подписывает акт приёмки и оплачивает работы — мы ведь хотим друг другу доверять! Если позже выяснится, что работы сделаны с дефектами или не в полном объёме, доказать это будет почти невозможно: заказчик уже расписался в обратном.
Поэтому нужно требовать исправления всех несоответствий и технических ошибок в документах и только после этого их подписывать.
Как предотвратить ошибки в оформлении документации?
Предупредить болезнь всегда проще, чем лечить. Вот что рекомендует ведущий специалист департамента строительной и технической экспертизы экспертной группы Veta Олег Формозов для предотвращения ошибок в ведении документации:
- Используйте унифицированные формы документов, утверждённые законодательством. Это упростит оформление и поможет избежать грубых ошибок.
Сколько работаю экспертом, столько лет вижу новые появляющиеся формы актов КС-2. Вот, казалось бы, есть стандартная форма, утверждённая. Но все оформляют как чувствуют. Укрупнённо, не укрупнённо, одной позицией на этап, расшифровка в сметной форме, не в сметной форме, с единичными расценками или даже в процентах!
- Проводите регулярную проверку документации — как на этапе составления, так и после подписания. Создайте систему внутреннего контроля этой части работы.
Идеально, когда документацию не просто ведут, а структурируют: по месяцам, по конструкциям, по ответственным. Когда каждый документ имеет свой шифр. Каждый шифр логически привязан к чему-то. К каждому исполнительному акту есть схема, фотофиксация, пачка сертификатов на материалы. И когда ты это всё сопоставляешь, у тебя не остаётся вопросов по подтверждению фактически выполненных объёмов работ.
- Привлекайте к проверке специалистов.
- Используйте современные программные продукты, которые позволяют автоматизировать составление смет, расчёта объёмов работ, оформление бумаг.
- Внимательно изучайте документы, прежде чем подписывать их.
- Используйте электронную цифровую подпись (ЭЦП). Это снижает риск подделки документов и повышает степень доверия к информации, которая в них содержится.
- Обучайте персонал правилам оформления документации.
Как долго хранить строительную документацию?
Исполнительная документация должна храниться в течение всего срока эксплуатации объекта капитального строительства (п. 8 «Порядка ведения исполнительной документации»). Это означает, что документы могут понадобиться спустя годы, например при реконструкции, продаже объекта или возникновении скрытых дефектов.
Проектная документация хранится не менее 5 лет после вывода объекта из эксплуатации, а для особо опасных и уникальных объектов — постоянно.
Документы нередко теряются или портятся. Желательно, чтобы они хранились у обеих сторон — тогда в случае конфликта и заказчик, и подрядчик могут приобщить их к делу. Также многие допускают такую ошибку — уничтожают исполнительную документацию после оплаты, считая, что она больше не нужна — ведь деньги получены.
Выводы
- Документы важны. На них опираются эксперты и судьи.
- Отсутствие печати, подписи или ссылки на сертификат в исполнительной документации — веская причина для заказчика заморозить оплату.
- Подписывая КС-2 без исполнительной документации, заказчик вслепую соглашается с объёмом и качеством выполненных работ. Если позднее вскроются дефекты, установить ответственного и взыскать убытки будет нелегко.
- Цифровизация снижает риски. Внедрение ЭЦП, программ для автоматизации расчётов и оформления документов — это не дань моде, а способ избежать ошибок.
- Лучше хранить всю строительную документацию в течение всего срока эксплуатации объекта.
- Оформление документации — равноправная часть работы в строительной компании, которую менеджмент и юридическая служба должны держать на постоянном контроле.
