Хаос в строительной документации глазами эксперта: откуда берется и как его обуздать
Споры в строительных проектах — явление обыденное, и часто камнем преткновения при доказывании в суде становится беспорядок в строительной документации. Почему он возникает, какие таит риски и как упорядочить десятки томов разнообразных документов, рассказали в статье.
Как возникает беспорядок в документах
Опытные эксперты говорят, что проблемы со строительными документами появляются не когда объект построен и пришла пора принимать работу, и даже не во время стройки при выявлении каких-то дефектов — а еще раньше.
Проблемы с документацией начинаются еще на этапе, когда строительная площадка даже не передана подрядчику для производства работ, — в проектной документации, в документации на присоединение к сетям, в фиксации договоренностей, в прохождении госэкспертизы и так далее. Следующие проблемы появляются уже в рабочей и исполнительной документации, в фиксации выполненных работ и дефектов.
Так почему же в документах появляется путаница?
В первую очередь, из-за сложности строительной документации (особенно на промышленных объектах) и невнимательности участников стройки к её оформлению. Внимание руководителей проектов обычно приковано к бюджету и календарно-сетевому графику, а вот в детали оформления документации вникает далеко не каждый. При этом в проекте могут участвовать множество подрядчиков и субподрядчиков, и их документация часто не соответствует принятым формам, заполняется задним числом, противоречит друг другу.
Отдельный вид искусства — акты КС-2, объёмы в которых зафиксированы в процентах от готового объекта/комплекта. Например, при монтаже нефтеперерабатывающей установки используются трубы разных диаметров и разной стоимости, а в акте КС-2 просто указано, что в этом месяце мы смонтировали 30 км труб, дайте нам, пожалуйста, столько-то миллионов рублей.
Еще одна причина беспорядка в документации — это неформальная коммуникация между участниками проекта, когда переписка ведется в мессенджерах и чатах. Это удобно в моменте, но впоследствии сильно затрудняет установку истины — суд может отказаться принимать переписку в чате в качестве доказательства, если она велась не по зафиксированному в договоренностях регламенту.
В моей практике был такой случай. Мы запросили фотофиксацию дефектов, на что нам выгрузили чат с перепиской. Туда в условленный день присылалось 200 фотографий с фразой: «Коллеги, нужно устранить». На некоторых фотографиях стоит лайк, на остальных — тишина. Что значит этот лайк, стороннему человеку непонятно. Через неделю в этом чате появляется новая пачка фотографий. И никаких уточнений: устранены или не устранены дефекты. Что дальше было — история умалчивает. Казалось бы: есть чат, есть даже фотографии. Но как это использовать для экспертизы — большой вопрос. И как это использовать в суде — еще больший вопрос.
Топ типичных ошибок в оформлении строительной документации
Перечислим, с какими проявлениями документального хаоса чаще всего сталкиваются эксперты:
- Акты скрытых работ не подписаны или оформлены задним числом.
Очень часто выполнение работ фиксируется постфактум, и это очень плохая практика. Например, подрядчик проводит какие-то строительные работы, дружественно жмет руку заказчику и говорит: «Я все выполнил, все отлично, оплати, пожалуйста, по актам КС-2. Исполнительная документация в процессе, все будет». Работы оплачиваются — мы же друг другу хотим доверять, — а потом выясняется, что есть дефекты. И когда это дело доходит до нас, экспертов, мы открываем исполнительный пакет — там все хорошо. Приходим на объект — а там трещина, откуда — непонятно.
- Фотофиксация ограничена единичными снимками без геолокации и привязки ко времени.
- Общий журнал работ содержит неполные или противоречивые сведения о лицах, сроках и содержании операций.
- Входной контроль материалов формально подтвержден печатью на сертификате, однако сам сертификат утратил силу.
- Стройконтроль проводится формально, акты подписаны без замечаний, однако впоследствии обнаруживаются дефекты.
- Деловая переписка ведется в мессенджерах без официального оформления уведомлений.
- Документация ведется исключительно подрядчиком и при его уходе утрачивается. Даже если суд позже запросит эту документацию, подрядчик может сказать, что она утеряна или уничтожена за ненадобностью, и доказать что-то будет практически невозможно.
Когда документов много или они не структурированы — это усложняет работу, но это не страшно. У нас был проект, где документация измерялась комнатами! Настоящая же проблема, когда документации нет вообще
Неправильно оформленные документы — одна из основных причин споров об объемах выполненных работ. Как вести строительную документацию, чтобы без труда подтвердить объём работ, рассказали в статье.
Какие риски заложены в неправильном ведении документации
Во-первых, вы лишаетесь доказательственной базы в судебных спорах: без геометок невозможно привязать фото к объекту, без актов — определить объем и качество скрытых работ и т.п.
Во-вторых, если подписан акт приемки, работы могут признать выполненными надлежащим образом даже при выявлении недостатков.
Следующая потенциальная проблема некорректной работы с документацией: сложно разграничить ответственность за дефекты при смене подрядчиков. Заказчик не имеет точного представления, в каком состоянии передается объект, а подрядчику будет сложно доказать, что он выполнил свою часть работ добросовестно и не несет ответственность за возможные дефекты в будущем.
Все перечисленное приводит к конфликтам и крупным финансовым потерям. Заказчики отказываются принимать и оплачивать работу либо впоследствии подают крупные иски из-за выявленных спустя несколько месяцев дефектов. Дело доходит до суда, который не подтверждает убытки из-за того, что нет документальных доказательств.
Но главный риск здесь даже не в потере миллионов из-за несвоевременно выявленных дефектов, а в риске для жизни людей.
По-человечески может быть неудобно показывать, что мы друг другу не доверяем и сомневаемся в порядочности партнера. Но стройка, где от качества выполненных конструкций зависят жизни, — это не та ситуация, где стоит что-то оформлять постфактум.
Как предотвратить хаос в документах на стадии договора
Если нет четких регламентов ведения документации и контроля за ее ведением, беспорядок вам обеспечен. Поэтому изначально в договор строительного подряда целесообразно включить следующие пункты.
Пропишите регулярный график передачи строительной документации. И не только в конце работ, а, например, ежемесячно. Чтобы обеспечить выполнение этого пункта, в договоре можно прописать неустойку за несвоевременную передачу документов. На длинном горизонте такой регламент выгоден и для подрядчика, потому что от этого зависит его репутация и успех бизнеса. Поэтому даже если заказчик не предлагает установить такой регламент, подрядчику важно самому быть проактивным и фиксировать все действия.
Согласуйте регламент фото- и видеофиксации. В идеале каждый акт скрытых работ должен сопровождаться минимум тремя фотографиями (общий план, крупный план, если есть возможность — фото с рулеткой, чтобы понимать масштаб) с геометками и штампом времени, а также с пояснением, к какой именно части объекта оно относится. Загружать снимки рекомендуется в облачное хранилище, доступ к которому есть у обеих сторон.
Закрепите право заказчика на внеплановый аудит документации без участия подрядчика. Для этого подрядчик должен обеспечить доступ к журналам работ, нарядам, первичке. За нарушение этого пункта также стоит прописать штрафные санкции.
Предусмотрите условие о зачете требований. Здесь прямо прописывается, что при расторжении договора заказчик вправе удержать стоимость невыполненных работ и убытки из неотработанного аванса без обращения в суд. Если этого не сделать, то суд может заставить вернуть аванс, а убытки взыскивать отдельно.
Получите согласие на обработку персональных данных работников подрядчика (мастеров, прорабов, монтажников и др.). Это позволит в случае судебных разбирательств привлечь этих людей в качестве свидетелей. Если согласия не будет, суд может расценить это как нарушение 152-ФЗ и на допрос их вызвать не разрешит.
Назначьте ответственных за сбор информации и контроль за правильным ведением документов.
Хаос уже возник: минимизируем последствия
Если возник конфликт, а нужных документов либо нет, либо в них невозможно разобраться, проблему решить можно.
КЕЙС
Как экспертиза помогла доказать добросовестность подрядчика даже в условиях неразберихи в документах
Заказчик поручил монтаж наружных и внутренних электросетей на 22 объектах двум разным подрядчикам. Когда пришло время платить, он заявил, что все работы выполнялись одной компанией — той, которая монтировала внутренние сети, — и потребовал у второго подрядчика вернуть аванс.
Суд первой инстанции встал на сторону заказчика, а вот апелляция назначила дополнительную экспертизу, которую поручили специалистам Veta.
Эксперты побывали на всех 22 объектах и сравнили установленное оборудование с тем, которое было указано в исполнительной документации подрядчика. Также они исследовали другие документы — договоры, переписку сторон, акты выполненных работ и прочее.
Выяснилось, что документы подрядчик вел небрежно: кое-где не хватало подписей, отсутствовал журнал КС-6, часть записей противоречила друг другу. Из-за этого ему и было трудно доказать свою правоту. Однако визуальный осмотр подтвердил, что установленное оборудование соответствует исполнительной документации подрядчика.
Ключевым аргументом стали акты устранения замечаний с подписями обеих сторон. Это доказывало, что заказчик направлял замечания именно этому подрядчику, а не тому, который якобы выполнял спорные работы. Суд присудил выплатить остаток гонорара по договору за вычетом 8%.
Подробнее о том, как экспертиза помогла защитить интересы подрядчика и взыскать оплату за работу в полном объеме, читайте в статье на сайте Veta.
Что можно сделать в ситуации, когда неразбериха в документах мешает ведению спора:
- Собрать косвенные доказательства: журналы авторского надзора, свидетельские показания мастеров и прорабов, записи камер видеонаблюдения и прочее. Источников, где можно получить информацию, много. Опытные эксперты почти всегда могут установить истину даже по обрывочным данным, поэтому соберите всё, что сможете.
- Подать заявление о фальсификации доказательств в случае предоставления подрядчиком сомнительных актов.
- Назначить встречную судебную экспертизу на стадии подготовки к процессу, не дожидаясь судебного заседания.
Выводы
- Документальный хаос — одна из основных причин строительных споров об объеме и качестве выполненных работ.
- Своевременное оформление документов выгодно обеим сторонам — и подрядчику, и заказчику.
- Чтобы обеспечить правильное ведение документации, в договор стоит включить соответствующие пункты и предусмотреть штрафные санкции за нарушения.
- Опытные эксперты могут провести исследование по минимальным данным, но, чтобы облегчить им работу и ускорить процесс, лучше изначально заполнять документы правильно и регулярно.
Есть вопрос об экспертизе и оценке? Задавайте!
Ответим в ближайших материалах